Menutup Periode Posting Transaksi

Pada umumnya, di akhir setiap bulan, tim akuntansi akan melakukan validasi terhadap semua transaksi yang telah dilakukan, dan jika perlu, mereka akan melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Setelah semua proses ini selesai, maka kita dapat menutup periode tersebut sehingga tidak ada lagi transaksi yang dapat dilakukan pada periode tersebut.

Untuk mengubah status periode menjadi "close," Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut melalui sub-menu "Posting Periods" yang terletak di dalam menu "Administration ? System Initializations."

Dalam hal ini, terdapat 5 status yang dapat kita atur terhadap suatu periode:

1.   Unlocked (Terbuka) – Semua pengguna, sesuai dengan hak akses masing-masing, dapat melakukan posting untuk semua jenis transaksi dan dokumen pada periode tersebut. Status ini secara otomatis diberikan (default) saat periode posting baru dibuat.

2. Unlocked Except Sales (Terbuka Kecuali Sales) – Semua pengguna, sesuai dengan hak akses masing-masing, dapat melakukan posting untuk semua jenis transaksi dan dokumen pada periode tersebut, kecuali dokumen Sales-A/R. Dokumen pembelian seperti A/P Invoice dan lainnya masih dapat diposting pada periode dengan status ini.

3.   Period Closing (Sedang dalam proses penutupan periode) – Pengguna dengan hak akses penuh terhadap "Period-End Closing" masih dapat melakukan posting untuk semua jenis dokumen dan transaksi di periode yang bersangkutan. Status ini biasanya digunakan jika:

·        Periode tersebut telah selesai.

·        Transaksi-transaksi yang tertunda telah selesai diposting.

·        Hanya penutupan akhir tahun yang masih harus dilakukan.

4.   Locked (Terkunci) – Tidak ada dokumen atau transaksi yang dapat diposting pada periode ini. Status ini diberikan kepada suatu periode setelah semua penyesuaian telah diposting dan proses penutupan akhir tahun telah selesai untuk periode tersebut.

5.  Archived (Diarsipkan) – Tidak ada dokumen atau transaksi yang dapat diposting pada periode ini. Status ini secara otomatis diberikan oleh data archive wizard. Dengan menggunakan data archive wizard, Anda dapat mengarsipkan seluruh periode yang telah dikunci sebelumnya hingga 2 tahun sebelumnya.

Sebagai contoh, mari kita asumsikan kita mengatur periode 2023-12 menjadi "Closing Period." Ketika pengguna mencoba melakukan transaksi, mereka akan menerima pesan notifikasi yang berbunyi "User is not authorized for data entry in posting periods with status Closing Period" ("Pengguna tidak memiliki izin untuk memasukkan data pada periode posting dengan status Closing Period"). Pesan notifikasi ini akan muncul di pojok kiri bawah dengan latar belakang warna merah.

Tags : SAP Business One Bandung, SAP Business One Bali, SAP Business One Surabaya, SAP Business One Jakarta, SAP Business One Semarang