Pentingnya Mengotomatisasikan Account Receivable

Menerima pembayaran tepat waktu sangatlah penting untuk kesehatan keuangan perusahaan Anda. Disinilah otomatisasi account receivable memainkan peran penting dalam memastikan kesuksesan Anda.

Otomatisasi account receivable adalah alat yang dapat membantu tim piutang bekerja secara efisien dengan mengotomatiskan tugas berulang. Hal ini termasuk:

1.   Mengingatkan pelanggan pada faktur yang belum dibayar secara manual.

2.   Mencetak ribuan transaksi dalam hard copy.

3.   Menghubungi pelanggan secara langsung, saat mencapai tanggal jatuh tempo pembayaran.

Dengan menangani beberapa masalah ini, otomatisasi account receivable dapat mempercepat proses akuntansi dan keuangan yang sebelumnya manual. Solusi ini dapat membantu menghindari kesalahan faktur dalam operasi account receivable yang rumit.

Apa itu Otomatisasi Account Receivable?

Menjual produk serta layanan, dan mendapatkan pembayaran tepat pada waktunya adalah dua aspek penting dalam menjalankan bisnis. Untuk memfasilitasi penjualan, perusahaan dapat memberikan kredit kepada pelanggan yang nantinya akan ditagih sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Dengan tidak adanya pembayaran produk atau jasa tersebut dalam jangka waktu yang ditentukan, perusahaan akan kehilangan sejumlah uang tunai yang seharusnya bisa digunakan untuk biaya operasional perusahaan.

Pada dasarnya, otomatisasi account receivable adalah cara untuk mengotomatiskan tugas berulang untuk membantu bisnis mendapatkan modal yang harus dibayar oleh pelanggan. Otomatisasi account receivable membuat pemrosesan faktur pelanggan dalam jumlah yang besar menjadi lebih mudah. Selain itu, perusahaan dapat menghemat banyak waktu saat mengumpulkan pembayaran.

Software otomatisasi account receivable juga dapat membantu bisnis dalam meningkatkan proses billing dan collection. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pelanggan membayar layanan atau produk yang mereka gunakan sesuai dengan ketentuan waktu yang ditetapkan.

Studi menunjukkan bahwa perusahaan yang beralih dari manual ke otomatisasi mengalami peningkatan dalam Days Sales Outstanding (DSO)– yaitu rata-rata dari jumlah hari yang perusahaan butuhkan untuk menerima pembayaran setelah penjualan. Hal ini dapat memiliki efek menguntungkan pada pendapatan dan profitabilitas perusahaan.

Pendapatan bersih dan arus kas perusahaan pun dapat memperoleh manfaat dari prosedur penagihan dan pembayaran yang lebih tepat. Sementara itu dari segi kepatuhan, otomatisasi account receivable menyediakan data berharga saat menyiapkan pelaporan keuangan sesuai peraturan.

Sistem Akuntansi dan Keuangan Modern

Otomatisasi account receivable lebih dari sekadar software.

Software ini dapat melacak berbagai pembayaran, mencocokkan faktur dengan pesanan penjualan, dan memantau kartu kredit yang kadaluarsa. Bisnis dapat menetapkan insentif dan biaya untuk pembayaran lebih awal guna mencegah biaya keterlambatan. Basis data dari account receivable-lah yang memungkinkan bisnis mengetahui bagaimana faktur dan pembayaran berkembang dan mengirimkan pesan otomatis ke pelanggan.

Setelah proses disederhanakan, Anda pun akan menerima pembayaran segera dan mempertahankan arus kas yang solid.

Bagaimana Otomatisasi Account Receivable Bekerja?

Cara bisnis bekerja mungkin berbeda antara satu dan yang lainnya. Namun, otomatisasi membuat tiga bagian utama piutang tetap sama: mengirimkan faktur, menagihkan pembayaran, dan pencocokan transaksi.

Manajemen Koleksi

Ketika sebuah perusahaan gagal menagih hutang dari debiturnya dalam jangka waktu tertentu, hal tersebut dapat dikatakan sebagai hutang yang buruk. Padahal setiap hutang yang Anda kumpulkan akan direklasifikasi sebagai piutang untuk memastikan arus kas yang berkelanjutan. Namun saat menerima pembayaran lebih lama, arus kas Anda menjadi kurang stabil. Dengan kata lain, ada gangguan modal.

Jika Anda ingin mendapatkan pembayaran dari pelanggan secara rutin, maka tim penagihan Anda harus memperlakukan hal tersebut secara konsisten. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk beradaptasi dengan sistem yang dapat memberikan nilai. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan Anda, karena nantinya arus kas perusahaan Anda dapat berputar secara sehat.

E-Invoicing

Hal yang paling penting dari proses piutang adalah mengumpulkan uang pelanggan yang terutang ke bisnis. Langkah pertama adalah mengirim faktur ke pelanggan. Faktur ini dibuat secara otomatis dengan otomatisasi account receivable, dan dikirim secara digital dalam hitungan detik. Jika PPN atau pajak penjualan berlaku, sistem otomatis ini akan menghitung tarif pajak untuk setiap transaksi agar dapat mengumpulkan jumlah pajak yang tepat.

Aplikasi Tunai

Manfaat dari Otomatisasi Account Receivable

Sederhanakan Alur Kerja Anda

Kepatuhan

Meningkatkan Pelayanan kepada Pelanggan

Memfasilitasi Arus Kas

Meningkatkan Pelaporan

Baca Juga : Peran ERP dalam Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan

Ayo konsultasikan mengenai kebutuhan ERP diperusahaan Anda pada kami ahlinya, atau hubungi kami “KLIK DISINI” untuk berkonsultasi secara GRATIS!.